Terug naar overzicht

Wil je meer weten over IT?

Lees alle handige tips via onze blog!

stay informed

De 7 Effectieve Functies om je productiviteit te maximaliseren op Google Drive

elle-cartier--NPoYf8RGRw-unsplash.jpg

Google Drive is meer dan een platform voor het delen van bestanden. Het stelt je in staat je werk te stroomlijnen op manieren die je nooit voor mogelijk had gehouden. Ontdek hoe het de productiviteit op je werkplek kan helpen verhogen.

Wist je dat zoiets eenvoudigs als het organiseren van je bedrijf cruciaal is voor succes?

De waarheid is dat het omgaan met rommelige bestanden en mappen jou of je collega's en klanten niet helpt. In plaats daarvan houdt het je onproductief en heeft het op zoveel manieren een negatieve invloed op je bedrijf.

Gelukkig kan Google Drive op dit gebied een grote hulp zijn. Vooral als het gaat om het verbeteren van de werkstroom in een bedrijf. Deze suite van apps heeft tonnen functies die het hele team kunnen helpen effectiever met hun werklast om te gaan.

Je kunt bijvoorbeeld je mappen organiseren op een cloud platform dat begint met 15 GB aan ruimte, back-ups maken van bestanden, bestanden delen, enz. Je kunt ook je PDF's, audio, foto's, dia's, en belangrijke werkbestanden op één plaats delen.

Over het algemeen kun je je productiviteit op Google Drive maximaliseren door verschillende handige functies aan te boren. Dit artikel somt er 7 op.

DE 7 KENMERKEN

https://unsplash.com/photos/FlPc9_VocJ4

FUNCTIE #1. BESTANDEN DELEN EN TEGELIJK DE TOEGANG CONTROLEREN

Google Drive heeft robuuste mogelijkheden voor delen die samenwerking op het werk mogelijk maken. Je hoeft alleen maar op een bestand of map te klikken die je wilt delen en een deelbare link te maken of anderen uit te nodigen om dat bestand te openen.

Bovendien heeft elk bestand en elke map op dit platform een eigen deel-link die je zelf kunt aanpassen. Je kunt voor elk item ook gebruikerspermissies bepalen - of de persoon met toegang alleen mag kijken of ook mag bewerken of commentaar geven.

Bovendien kun je een tijdslimiet toevoegen voor toegang tot bestanden of mappen. Volg daarvoor de onderstaande stappen:

  1. Kies de gebruiker die toegang heeft tot je bestand of map op Google Drive.
  2. Zoek hun e-mail adres en ga met de muis naar de rechterkant. Er verschijnt een klok-icoon.
  3. Voer de vervaltijd in.

FUNCTIE #2. BESTANDEN NAAR HET INTERNET PUBLICEREN

Google Drive behoort tot de beste platforms die er zijn om bestanden online te publiceren. Jij en je team kunnen overal ter wereld bij de uploads, zolang je maar een internetverbinding hebt.

Een groot voordeel van gepubliceerde bestanden is dat ze synchroniseren met alle apparaten die de Drive app gebruiken. Dat betekent dat de bestanden die je naar je computer uploadde zichtbaar zijn op je telefoon app en omgekeerd. Het enige wat nodig is om die bestanden te openen is inloggen op je Google account.

FUNCTIE #3. SPRAAKGESTUURD TYPEN

Als je een geschreven bestand op Google Drive moet zetten, kun je Google Docs gebruiken en de tekst dicteren in plaats van te typen. Dit bespaart je veel tijd bij het werken met zowel korte als langere bestanden.

Dus, hoe kun je deze functie gebruiken?

  1. Navigeer naar "Tools" op je Google Docs bestand.
  2. Klik op "Voice typing" uit het dropdown menu.

Je kunt woorden gebruiken als "punt" en "volgende regel" om de recorder te laten weten hoe hij je toespraak moet indelen. Als je klaar bent met opnemen, proeflees je je tekst om het af te maken.

FUNCTIE #4. TAKEN AAN MEDEWERKERS TOEWIJZEN MET COMMENTAAR

Google Docs maakt het gemakkelijk om iemand te taggen en hem een taak voor een bepaald bestandsdeel toe te wijzen. Of ze nu moeten reviseren, proeflezen, bronnen beheren, of hun werk opnieuw ordenen, je kunt ze gemakkelijk laten weten wat ze moeten doen door opmerkingen toe te voegen.

Hier staat hoe je dit kunt doen:

  1. Open het bestand dat taaktoewijzing nodig heeft in Google Docs.
  2. Gebruik je muis om het te bewerken deel te markeren en klik er met de rechtermuisknop op.
  3. Kies "Comment" om het commentaargedeelte rechts van de gemarkeerde tekst te laten verschijnen.
  4. Typ "+" of "@" en dan de naam van een persoon om hem in dat commentaar te taggen. Je kunt ook mensen taggen door hun e-mail adres in te voeren.

De gemerkte persoon ontvangt dan een melding over deze actie en wordt uitgenodigd het bestand te openen.

FUNCTIE #5. SJABLONEN GEBRUIKEN

Google Drive ondersteunt gratis sjablonen voor alle accountniveaus. Je kunt Google Sheets, Docs, of Slides gebruiken, die allemaal geladen zijn met honderden sjablonen voor verschillende soorten projecten.

Om sjablonen te kiezen of te zoeken, open je het gereedschap en klik je op "Template Gallery" of gebruik je het zoekveld om sjablonen te vinden die bij je project passen.

Je kunt deze hulpmiddelen ook bereiken vanuit je Google Drive - ga naar de startpagina, klik op "Nieuw" en kies een bestandstype waarmee je wilt werken (dia's, docs, of sheets). Kies dan "From a template" om te kiezen uit de sjablonen die Google Drive aanbiedt.

Bovendien kun je Google Forms sjablonen gebruiken om in een paar minuten uitnodigingen voor evenementen en enquêtes te ontwerpen. Ga eenvoudig naar Google Formulieren en kies uit de sjablonengalerie. Je kunt kiezen uit Contactinformatie, RSVP, Feestuitnodiging, Evenementregistratie, en andere sjablonen.

FUNCTIE #6. SORTEREN VAN JE BESTANDEN OP GROOTTE

Google Drive sorteert je geüploade bestanden en mappen standaard op recent toegevoegde of gewijzigde bestanden. Dit is handig omdat je zo snel toegang hebt tot bestanden waar je vaak mee werkt.

Maar als je wat opslagruimte op Google Drive wilt vrijmaken, kun je de bestanden sorteren op hun grootte en de bestanden die je niet vaak gebruikt en te veel ruimte innemen, verwijderen.

Je kunt dat doen door de onderstaande stappen te volgen:

  1. Navigeer naar Google Drive en klik op "Opslag" onderaan in het linker menu.
  2. Van hieruit zie je een lijst van bestanden, gesorteerd op grootte, met de grootste als eerste op de lijst. Klik op een overbodig bestand en verwijder het van je Drive door op het prullenbak-icoon te klikken.

Zorg ervoor dat je dit bestand uit de Prullenbak verwijdert om ruimte vrij te maken op je cloud.

FUNCTIE #7. GEAVANCEERD ZOEKEN DOEN

Misschien zoek je een document met specifieke trefwoorden die in meerdere bestanden voorkomen. In dat geval kun je de geavanceerde zoekfunctie van Google Drive gebruiken. Het platform stelt je in staat je resultaten te filteren op locatie, bestandstype, eigenaar, gedeeld met, datum van wijziging, en meer.

Alles wat je hoeft te doen is klikken op het pictogram "Search Options" helemaal rechts van de zoekbalk.

HAAL HET MEESTE UIT GOOGLE DRIVE

Het organiseren van je bestanden is van cruciaal belang om jou en je medewerkers productiever te maken in het runnen van je bedrijf. En Google Drive bewijst zijn waarde in dit opzicht meer dan.

Google Drive is een geweldig hulpmiddel met talloze functies om je te helpen je bestanden en mappen te organiseren, ze met de wereld te delen, taken toe te wijzen, waardevolle informatie uit te wisselen, en meer.

De zeven hierboven genoemde functies helpen je je werkprocessen te stroomlijnen en maken het maken, delen en zoeken van bestanden eenvoudiger.

Als je meer wilt weten over hoe Google Drive je kan helpen je bedrijf te verbeteren, dan vertel ik je er graag meer over. Neem vandaag nog contact op voor een gesprek van 10-15 minuten over dit onderwerp.

 

Artikel gebruikt met toestemming van The Technology Press.

Voel je je niet thuis in IT? Krijg volledige controle over de IT van je bedrijf! Gebruik onze checklist en laat alle frustraties achterwege.

DOWNLOAD JE CHECKLIST
Ook interessant voor je vrienden?Deel dit artikelLinkedinMail