Terug naar overzicht

Wil je meer weten over IT?

Lees alle handige tips via onze blog!

stay informed

Wat zijn de meest nuttige VoIP functies voor kleine bedrijven?

voicemail-g91fea365f_1920.jpg

Nog maar vijf of zes jaar geleden werd VoIP nog beschouwd als een "ander" type bedrijfstelefoonsysteem. Eén die niet de norm was. Maar de pandemie heeft die manier van denken veranderd. Nu zijn op internet gebaseerde telefoonsystemen niet gewoon de norm. Ze zijn verplicht voor bedrijfscontinuïteit.

Tijdens de pandemie zijn VoIP en videoconferenties met meer dan 210% omhooggeschoten. Dit is grotendeels te danken aan de verschuiving naar werk op afstand en hybride kantoren. Zevenenzestig procent van de ondervraagde bedrijven zegt dat de overstap naar VoIP de afhandeling van gesprekken helpt verbeteren.

Het zakelijke telefoonsysteem is dus niet langer gebonden aan een fysieke locatie. Dit maakt een vloeiend beheer mogelijk van een bedrijf met personeel dat verspreid is over vele locaties.

Bovendien verlaagt VoIP de kosten voor bedrijven aanzienlijk. De technologie is veel goedkoper in gebruik dan een traditioneel vast systeem. Belplannen zijn vaak ook minder duur, en een bedrijf kan voor weinig geld nieuwe nummers toevoegen.

VoIP heeft verschillende nuttige functies voor kleine bedrijven. Maar eigenaars hebben het druk en hebben misschien geen tijd om ze allemaal in te schakelen. 

Wat zijn de beste functies om efficiëntie, productiviteit en een positieve ervaring voor de beller te bevorderen?

Hier zijn enkele van de beste functies van cloud-gebaseerde zakelijke telefoonsystemen die u kunt benutten.

Automated Attendant

In veel kleine bedrijven heeft de persoon die de telefoon beantwoordt ook veel andere taken. U kunt de tijd van die persoon vrijmaken en de beller een betere ervaring geven met een automated attendant.

Een auto-attendant fungeert als een bedrijfsgids. Hij stuurt oproepen door naar de juiste afdeling of medewerker. Neem een aangename begroeting op en stel de beller een paar vragen. Zoals, "Druk of zeg 1 voor verkoop, 2 voor technische ondersteuning," enz. 

De beller krijgt de persoon die hij nodig heeft zonder dat hij twee keer hoeft uit te leggen waarom hij belt. Eén keer aan de persoon die de telefoon opneemt en één keer aan de persoon naar wie ze worden doorverbonden.

Vind me/volg me

Wat is de meest favoriete gebruikersfunctie voor VoIP? Volgens 77% van de ondervraagde werknemers is dat de functie Zoek mij/volg mij. Dit omvat de mogelijkheid om een virtueel telefoonnummer te gebruiken dat vanaf alle apparaten toegankelijk is. Medewerkers kunnen ook gemakkelijk gesprekken van het ene apparaat naar het andere doorschakelen.

Of u nu op een pc, in een vergaderzaal of op uw smartphone zit, u kunt uw oproepen ontvangen. Deze functie vermindert de wrijving en stelt mensen in staat één enkel telefoonnummer op te geven. Bellers kunnen dat nummer dan gebruiken om de persoon te bereiken via mobiel, thuis of op kantoor. 

Wachtmuziek

Het afspelen van aangename muziek terwijl uw bellers in de wacht staan lijkt misschien een kleinigheid. Maar het kan een grote invloed hebben op de klanttevredenheid en het genereren van leads.

We vonden een aantal oogstrelende statistieken uit een studie over wachtmuziek versus stilte. In de studie lieten onderzoekers mensen 1 minuut in de wacht staan. De resultaten toonden aan:

  • In de wacht in stilte: Meer dan 50% van de bellers hing op
  • In de wacht met muziek: Slechts 13% van de bellers hing op

Bovendien dacht de 45% van de stille groep die niet ophing dat ze 3-5 minuten in de wacht stonden. Zij stonden slechts één minuut in de wacht. Bij de muziek dacht 56% dat ze minder dan een minuut in de wacht stonden.

U ziet dus de kracht van het activeren van die ene eenvoudige functie van uw VoIP-systeem. U zult merken dat uw klanten tevredener zijn en dat er minder leads ophangen voordat ze iemand bereiken.

Voicemail transcriptie naar e-mail

Wanneer u uit een vergadering komt, kan het doornemen van een reeks voicemails frustrerend zijn. Je moet ze allemaal beluisteren om erachter te komen wie je eerst moet terugbellen.

Voicemail naar e-mail in VoIP diensten, zorgt voor opgenomen voicemails die naar u gemaild worden. Daarbij hoort ook een transcriptie van het bericht. U kunt de e-mails snel doornemen en de tekst scannen om terugbelgesprekken te rangschikken. U hoeft niet eerst elk bericht te beluisteren. 

Ringgroepen

Belgroepen zijn vooral handig als je een klein team hebt. Hiermee kan een groep nummers tegelijk overgaan totdat één persoon in de groep opneemt.

Dit betekent dat een andere medewerker een beller kan helpen, in plaats van dat deze een bericht moet achterlaten. Belgroepen zijn uitstekend in te stellen voor verkoopteams, boekhoudteams en klantenserviceteams.

Oproeprapportage

Een ander voordeel van VoIP-telefoonsystemen ten opzichte van analoge is dat u real-time gespreksrapportage krijgt. Wat zijn uw drukste momenten waarop u meer personeel nodig heeft? Heeft u een probleem met oproepen die niet snel genoeg worden beantwoord?

Uw gespreksrapportage kan u inzicht geven in die zaken en meer. Zorg ervoor dat u deze rapporten bekijkt en automatiseer vervolgens de rapporten die u leuk vindt, zodat u ze regelmatig te zien krijgt.

Lokale ondersteuning

Dit is geen systeemfunctie, maar wel belangrijk. Als u zich aanmeldt voor VoIP van een bedrijf aan de andere kant van de wereld, hebt u geen lokale ondersteuning wanneer u die nodig hebt.

Iemand hebben die naar uw kantoor kan komen is belangrijk. Zij kunnen VoIP-bureautelefoons instellen en u helpen bij het optimaliseren van belgroepen, mobiele apps en meer.  Uw zakelijke telefoonsysteem is een van de belangrijkste stukken technologie die u heeft. Zorg ervoor dat je de lokale ondersteuning hebt die je nodig hebt om het betrouwbaar te laten werken.

 

Op zoek naar lokale VoIP oplossingen?

Ontvang deskundige VoIP-diensten en lokale ondersteuning. Wij integreren uw cloudgebaseerde telefoonsysteem met uw gehele technologische omgeving.  Neem vandaag nog contact met ons op voor een gratis consultatie.

Artikel gebruikt met toestemming van The Technology Press.

Voel je je niet thuis in IT? Krijg volledige controle over de IT van je bedrijf! Gebruik onze checklist en laat alle frustraties achterwege.

DOWNLOAD JE CHECKLIST
Ook interessant voor je vrienden?Deel dit artikelLinkedinMail