Een nieuwe kopieermachine kiezen? Zo begin je eraan!

Je denkt eraan om te investeren in een nieuw kopieerapparaat. Maar hoe weet je welke het meest geschikt is voor jouw bedrijf? Ieder bedrijf heeft andere behoeften. Dus is het belangrijk om in kaart te brengen wat je zelf nodig hebt. Wij maakten een handige lijst van zaken, waar je maar beter rekening mee kan houden bij het kiezen van een nieuwe kopieermachine.

Multifunctionele kopieermachines

Bij de aanschaf van nieuwe kopieerapparaten wordt er tegenwoordig vooral gekozen voor multifunctionele kopiemachines. Deze kunnen immers zowel kopiëren, scannen als printen. Het is handig om dit in één machine te bundelen, in plaats van hier allerlei verschillende apparaten voor te moeten voorzien. Met één toestel verbruik je sowieso ook minder stroom, wat het milieu enkel ten goede kan komen.

 

Kleur of zwart-wit?

Als je niet op regelmatige basis kleurkopieën nodig hebt, is een kopieermachine die uitsluitend zwart-wit print een goede keuze. De kost ligt hierbij lager en deze werkt sneller.

 

Wat is jouw kopieervolume?

Voor je een multifunctioneel kopieerapparaat aanschaft, is het goed om te weten hoe vaak je het zal nodig hebben. Heb je geen idee hoeveel volume je zo ongeveer verbruikt? Probeer dan simpelweg het aantal pakken papier dat je per dag of week verbruikt, te tellen. Hier tel je best nog eens 15% bij om eventuele toekomstige groei op te vangen.
Als je minder dan 700 kopieën per maand nodig hebt, is het voldoende om voor een licht toestel of multifunctionele printer te kiezen.

 

Welk formaat wil je printen?

Een A4-formaat is standaard mogelijk bij kopieermachines. Als je ook A3 of andere formaten wil afdrukken, zal je een groter budget moeten uitrekken. Ga na of deze investering daadwerkelijk nodig is, want bij erg kleine hoeveelheden is het vaak goedkoper om deze in een kopieercentrum te laten afdrukken.

 

Welke courante verwerkingseenheden heb je nodig?

Dit zijn de functies die het vaakst gevraagd worden:

• Feeder: zorgt ervoor dat je automatisch bundels kan kopiëren, in plaats van elk blad apart te moeten toevoegen.
• Nieter: de machine kan zelf boekjes of bundeltjes produceren van het gekopieerde materiaal.
• Stacker: de machine maakt automatisch stapels van de gekopieerde documenten. Dit is handig als je hoge volumes van documenten, die uit verschillende pagina’s bestaan, wil afdrukken.
• Extra lades: als je met verschillende papiersoorten werkt, is het handig om deze in verschillende lades kwijt te kunnen, in plaats van deze voortdurend handmatig te moeten vervangen.

 

Hoe snel moet het gaan?

Hou er rekening mee dat de snelheid die bij het kopieerapparaat wordt beloofd, in werkelijkheid waarschijnlijk wat lager zal liggen. Als je bijvoorbeeld gebruik maakt van functies zoals dubbelzijdig afdrukken, sorteren en nieten, zal het maximum aantal pagina’s per minuut lager liggen.

Bovendien is er ook nog een verschil tussen de absolute snelheid en de tijd die het duurt voor een eerste pagina gedrukt kan worden. Als je vaak snel een paar pagina’s moet kunnen afprinten, is dit de laatste factor die belangrijk is om in rekening te brengen.

 

Hoeveel medewerkers hebben dit apparaat nodig?

Samen met het papierverbruik kan dit een beter beeld geven van het volume dat je afdeling of bedrijf maandelijks moet printen en kopiëren. Daarnaast kan je ook rekening houden met het aantal medewerkers bij wie het apparaat aangesloten moet kunnen worden.

 

Wat zijn de kosten per pagina?

Ten slotte is het altijd interessant om verschillende toestellen te vergelijken. De kosten per pagina hangen immers van veel verschillende elementen af, zoals de autonomie van het toestel en de prijs van inktpatronen of toner.

Ben je van plan om je een printer aan te schaffen? Dan liggen de kosten in ieder geval lager bij een laserprinter dan bij een printer met traditionele cartridges.

 

Scanmogelijkheden:

Moeten scans eenvoudig doorgestuurd kunnen worden naar e-mails, mappen of ERP-systemen? Wil je een samenwerking met notarispakketten?
Een single pass scanner kan in één keer dubbelzijdig inscannen, wat flink wat tijd tijd bespaart. Daarbij worden lege (witte) bladen automatisch verwijderd, zodat je meteen de documenten krijgt die je nodig hebt.

 

 

Een nieuwe kopieermachine kiezen: heel wat makkelijker dankzij deze tips

Veel beschikbare opties worden vaak niet voldoende onderzocht om de beste aankoop te garanderen. Door goed te analyseren wat je precies nodig hebt, kan je de vele keuzemogelijkheden beperken en verschillende prijzen en functies gaan vergelijken. Gebruik deze tips dus gerust bij jouw aanschaf van een nieuwe kopiemachine.