5 fouten die bedrijven maken op de digitale werkplek

De pandemie is een realiteit geweest die bedrijven over de hele wereld deelden. Ze vereiste grote veranderingen in hun manier van werken. Niet langer was de status quo van iedereen op kantoor laten werken voor iedereen zinvol. Veel organisaties moesten snel evolueren naar werken op afstand.

Tijdens het dieptepunt van de pandemie werkte naar schatting 70% van de voltijdwerkers vanuit huis. Ook nu de pandemie in een nieuwe afnemende fase is gekomen, is thuiswerken nog steeds heel gewoon. 92% van de ondervraagde werknemers verwacht nog minstens 1 of meer dagen per week thuis te werken.

 

Deze transformatie heeft bedrijven gedwongen opnieuw na te denken over de hulpmiddelen en het beleid dat ze gebruiken. Velen hebben ook hun manier van werken volledig moeten vernieuwen. Ze hebben moeten overschakelen op een cloud-gebaseerde digitale werkruimte om een hybride team mogelijk te maken.

Deze overgang heeft nieuw ontdekte voordelen gebracht, zoals:

• Lagere kosten voor werknemers en werkgevers
• Beter evenwicht tussen werk en privé van werknemers
• Hoger moreel
• Dezelfde of verbeterde productiviteit
• Meer flexibiliteit in het bedienen van cliënten

Maar de overgang naar een digitale werkplek heeft ook uitdagingen en risico's met zich meegebracht. Deze omvatten:

• Kwetsbare netwerken en eindpunten
• Werknemers voelen zich niet verbonden
• Communicatieproblemen
• Moeite met het bijhouden van productiviteit en verantwoording
• Verhoogd risico op gegevensinbreuken

 

20% van de organisaties ondervond tijdens de pandemie een inbreuk door toedoen van een telewerker.

De uitdagingen overwinnen en de vruchten plukken kost tijd en moeite. Vaak is er ook de hulp van een opgeleide IT professional voor nodig, zodat je dure fouten vermijdt.

Hieronder staan enkele van de grootste bedrijfsfouten bij het opbouwen van een digitale werkplek. Voor de statistieken verwezen we naar IGLOO's State of the Digital Workplace rapport.

1. Slechte organisatie van Cloud bestanden

Wanneer bedrijven voor hun werkprocessen virtueel gaan, leven bestanden in een omgeving die in de cloud toegankelijk is. Als die cloud opslag omgevingen niet goed georganiseerd zijn, is dat een probleem. Het kan moeilijk zijn voor medewerkers om de bestanden te vinden die ze nodig hebben.

Ongeveer 51% van de werknemers heeft om deze reden wel eens vermeden een document met een collega te delen. Ze konden het niet vinden of dachten dat het te moeilijk te vinden zou zijn. Opvallend is dat dit het hoogste percentage is dat voor deze stat in het IGLOO rapport wordt opgetekend. Wat betekent dat dit probleem erger wordt.

Enkele tips om gedeelde cloud storage bestanden gemakkelijker terug te vinden zijn:

• Houd de bestandsstructuur plat (2-3 mappen diep)
• Creëer een consistente hiërarchie en naamgevingsstructuur
• Maak geen bestand aan voor minder dan 10 documenten
• Archiveer en wis maandelijks oudere bestanden om rommel te verminderen

2. Afstandswerkers buiten het gesprek laten

Niemand vindt het leuk als mensen tijdens een vergadering over iets beginnen te praten en beseffen dat ze de draad kwijt zijn. Ze hebben een belangrijk stuk van een eerder gesprek gemist. Veel bedrijven hebben de uitdagingen op het gebied van in-person vs remote communicatie nog niet overwonnen.

In feite zegt bijna 60% van de telewerkers dat ze belangrijke informatie missen. Dit komt omdat collega's het eerst persoonlijk hebben meegedeeld. De efficiëntie lijdt eronder als werknemers op kantoor beslissingen nemen zonder rekening te houden met collega's op afstand.

Leidinggevenden en bazen moeten het voortouw nemen bij het veranderen van deze cultuur. Hoewel het wel even duurt voor oude gewoonten veranderen, kan de mentaliteit overgaan om meer inclusief te zijn voor de hybride wereld.

3. Niet aanpakken van ongeoorloofd gebruik van Cloud App

Ongeoorloofd gebruik van cloud apps (ook bekend als Shadow IT) was al een probleem vóór de pandemie. Dat probleem escaleerde toen mensen eenmaal thuis gingen werken. Waarbij ze vaak hun persoonlijke apparaten gebruiken.

Meer dan de helft (57%) van de werknemers gebruikt minstens één ongeoorloofde app in hun werkstroom. Als dit gebeurt, kunnen organisaties daar op allerlei manieren onder lijden.

Enkele van de risico's van schaduw-IT zijn:

• Gegevenslekken door niet-beveiligde apps
• Datum overtredingen privacy naleving
• Overbodigheden in app gebruik die de kosten verhogen
• Onbeschermde bedrijfsgegevens door een gebrek aan zichtbaarheid
• De medewerker vertrekt en niemand kan bij de gegevens in de ongeautoriseerde app

4. Niet beseffend dat op afstand niet altijd van huis betekent

Werknemers op afstand werken niet altijd van thuis uit, verbonden met hun eigen Wi-Fi. Ze kunnen ook werken vanuit luchthavens, hotels, het huis van een familielid, of plaatselijke koffiehuizen.

Bedrijven die bedrijfsgegevens die door medewerkers op afstand gebruikt worden niet goed beschermen, lopen het risico op een inbreuk. Openbare netwerken zijn berucht voor het mogelijk maken van "man-in-the-middle" aanvallen. Dit is wanneer een hacker verbinding maakt met hetzelfde openbare netwerk. Vervolgens kan hij met behulp van software toegang krijgen tot gegevensoverdracht van anderen op dat netwerk.

Het is aan te raden om een zakelijke VPN te gebruiken voor alle werksituaties op afstand. VPN's zijn vrij goedkoop en gemakkelijk te gebruiken. De werknemer schakelt eenvoudig de app op zijn toestel in. De app leidt hun gegevens dan om via veilige, versleutelde servers

 

5. Communicatiemiddelen gebruiken die iedereen frustreren

Geven virtuele vergaderingen je team problemen? Maar liefst 85% van de telewerkers zegt dat ze wel eens 1-2 vergaderingen onderbroken hebben gehad door technologie. Het wordt zo dat je bijna geen virtuele vergadering meer kunt houden zonder dat iemand een technisch probleem heeft.

Communicatie is de olie die de motor van een digitale werkplek doet draaien. Effectieve cloud-gebaseerde videogesprekken, audiogesprekken, en chats zijn afhankelijk van de juiste technologie. Dit vergemakkelijkt een soepele ervaring.

Gebruik niet overhaast zomaar communicatiemiddelen. Neem je tijd en test ze uit. Vraag hulp bij het optimaliseren van de instellingen om je virtuele vergaderingen te verbeteren. Zorg er bovendien voor dat je team op afstand beschikt over hulpmiddelen om de communicatie vlot te laten verlopen. Dit omvat headsets, VoIP bureausets, webcams, enz. 

Verhoog de productiviteit van je hybride kantoor

Neem vandaag nog contact op om een technologie consultatie te plannen. Wij kunnen u helpen de efficiëntie en productiviteit van uw digitale werkplek te verbeteren.

Artikel gebruikt met toestemming van The Technology Press.